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会議では準備が大切!~職場の人間関係に問題はないですか?~

明るく陽の光が入ってくる部屋から昨日はオンラインで研修を実施。この空間からのオンライン研修も慣れてきました。しかも昨日は天気がすごく良かったので、研修をやっているととても気持ちがいいのです。休憩時間に換気をしつつ、窓を開けると富士山が見えるときというのは、やはりテンションがあがります。

このオンライン研修ですが、昨日は会議にかかわるスキルの紹介がテーマの研修でした。なぜ私が会議にかかわるスキルの研修や、いわゆるファシリテーションの研修にこだわっているのか、です。

私は、会社員時代は会議が嫌いでした。ひどいと、経営者や支店のトップが怒鳴り散らすような場面にもさんざん遭遇してきました。この怒鳴り散らすというのは、果たして必要な怒鳴り散らしだったかというと、そうではありませんでした。ですので、会議が嫌だという意識を持ってしまうのです。

そこで、独立してから、ビジネスパーソンの方々が、会議の中でまるでパワハラが起こりそうな状況をつくってしまうのを防ぎたいと思って、会議を切り口にして様々な事柄があるのを今一度整理をしてみました。そうしたところ、会議を進めていくためには、大きく5つの必要なスキルがベースにあると考えて、まとめてみたのです。

準備、場づくり、傾聴・伝達、質問、拡散と収束です。

ファシリテーションのスキルなど、会議のリアルな現場でのやりとりを想定したスキルに関しては、どちらかというと重視される傾向にあると思います。会議を進める人が、会議の参加者とどうかかわるか、参加者の考えをどうやって引き出すか?こうしたかかわり方、引き出し方に必要とされるスキルは、たしかにとても大切なスキルといえます。このベースにあるのがコミュニケーションにかかわるスキルですので、傾聴や伝達に関わるスキルは、会議を進めていくうえでは大切であるのはいうまでもありません。意見を述べる人とのかかわり方や、意見を言うときの1対1の参加者とのかかわり方など、もともとコミュニケーションの基本として位置付けられるスキルととして述べられるものです。

こうしたコミュニケーションのスキルに関しても重要であるのはいうまでもありません。ただ、会議を始める前にきっちりとした準備をやることがより大事だといえます。準備によって、会議の結末がほとんど決まると言ってもいいのではないでしょうか。ふだんから、会議を円滑に進められるだけの職場の雰囲気になっているかどうかが問われるのです。意見を自由に言えるのか、上司が部下の意見を押し付けるような状況になっていないか、時間を無駄にするような会議になっていないか・・・会議をやる前から、会議の様子がどのようになるのかが決まってしまうと言っても過言ではないのです。

会議をやる前にどのような準備をしていますか?備品を揃えて、座席をどう配置して、誰に発言をしてもらって、時間は・・・という具合にやっているのが一つの準備の流れであるのは想像できます。ただ、それ以上に、ふだんから会議を円滑に進められるように、様々な人を巻き込んで物事を進めているか?なにか会議で大胆な意見を述べようとするときに、その大胆な意見を述べたことで場が紛糾すると想像できるのであれば、事前に職場の上司や関係部署の方々、あるいは、会議の責任者などにOKをもらっておくといいでしょう。

たとえば、紙のスケジュール帳を廃止し、電子化するとなったときに、すぐに現場が対応できるか?おそらく現場としては、電子化されるにあたっての様々な抵抗が生じることでしょう。そうなると、その抵抗を見越して、事前に上司や関係部署に根回しをしておかなければ、強硬な反対にあって、会議で議題にあげても全然議論が前進しないで終わってしまう可能性があります。様々な部署に影響を与える議題を会議にあげるとしたら、事前にそのことで影響を受けるであろう部署の責任者に共有しておくのが、会議を進めやすくする一つのポイントです。

会議の場でのコミュニケーション自体も大切なことですが、それ以上に、会議の場でコミュニケーションをとれるように、いかにきっちりと会議の準備をしておけばいいか、これが問われてくるのです。会議に議題をとり上げるために、事前に用意周到に準備しておくことで、会議によってその議題に関わる物事が前進するかどうかが決まってくるのです。物理的に会議の準備を進めるのも大切ですが、それ以上に、周りの人たちを巻き込んで会議で成し遂げたい事を成し遂げられるようにするのがより大切です。

そうなると、ふだんからの職場での人間関係が大切になってくるのはいうまでもありませんね。会議で一つの物事を進めるにしても、ふだんから職場でお互いに気兼ねなく意見をいいあえる、会話がある、こうした職場である方が進めやすくなると言えます。難しい物事を進めるときほど、自分一人の力ではどうにもうまくいかないということも多いですからね。

会議に限った事ではありませんが、会議に関しても一番大切なのは「準備」ということです。準備を進めていくうえでは、職場のふだんからの人間関係も重要になりますので、お互いにコミュニケーションがとれる職場づくりを進めていきましょう。

ファシリテーションスキルを発揮して会議を進められるようにするためにも、いかにその職場の人間関係がうまくいっているかどうか。職場の雰囲気が良いかどうか。ここをまず点検してくださいね。

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