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会議の場づくり、やってますか?

先日、久々に新潟県の湯沢に行ってきました。越後湯沢といえばおわかりになると思います。かつてはスキーでとても賑わった街。今もスキー客は多いようですが、かつてほど多くはありません。また、多くのリゾートマンションが立っています。リゾートの名の通りか、そのほとんどは日常住んでいない部屋が多いみたいですね。最近はテレワークなどをする場所として、再びニーズが高まってきており、問い合わせも増えている街です。

この街から車で更に山間を抜けた街、それが新潟県の津南町です。豪雪地帯でも有名なこの街で、先日、会議にかかわるファシリテーションの研修を担当してきました。このように、最近は、ファシリテーションのテーマで研修などに関わる機会が増えています。私は、津南町だけでなく、民間の企業でも現在はファシリテーションの研修をさせていただいております。

私がファシリテーションの研修をやるのは3つの理由からです。1つは、私が過去に参加したことのある会議で、かなりつらい経験をしました。同じように、辛い経験を多くのビジネスパーソンにしてもらいたくないということが大きいです。会議の場というのは、パワハラなどが起こりうる場です。上司が部下をその場で厳しく叱責する。いわゆる「詰める」と呼ばれる場面です。20年くらい前には当たり前だったこの光景は、今はパワハラだと指摘されるような状況がつくられやすいです。ですので、会議の場での厳しい叱責は、十分に注意を払う必要があります。というか、あまりやるべき行為ではありません。

叱責される会議となれば、参加したいと意気揚々に言う人はほぼ皆無でしょう。叱責をする側のための会議(上司のための会議?)であれば、参加したくないですよね。昨今は生産性の向上という課題も多くのところできかれることが増えてきており。誰かが一人で叱責するような会議はなくす方向で進めていくのがスタンダードになっています。どうすれば上司の叱責があるだけの会議を避けるのか、そんなことも考えてやっていく必要があり、そのような状況をなくすためにも、上司などの立場の方々によるファシリテーションのスキルが必要になるのかな、ということです。

二つめの理由としては、会議にハラスメントはないにしても、なぜその会議が行われるかを明確にする必要があると考えるからです。そもそも何の目的でこの会議が行われているのか?その疑問がぬぐえない会議もまだ多いのではないでしょうか。会議が終わってから「今日はいったいなんだったんだろうね」という声を参加者が発してしまうようなものになっていないか?んな会議は参加したくありません。無駄な会議をなくしていくためのスキルとして、ファシリテーションがあると考えられますね。

そして、三つ目は、組織の生産性を高めていくためです。会議が効率的に、決めるべきことを決めて、さらにそこに至るまでのプロセスが生産性を高めるルートになっていればいいですね。組織の生産性というのは、効率よく会議を進められれば、無駄な時間を投下する必要が減るので高まりますよね。また、会議に参加している人たちが成長し続けていけば、会議を重ねていくことによって、人材の質も高まり、同じく生産性が高まることにつながります。時間の観点と人材の観点から生産性を高めるような取り組みが必要なのだと思います。そのための技術がファシリテーションということもいえるのではないでしょうか。

私は、ファシリテーションの研修では、主に4つの領域で話を進めるようにしています。目的などを決める準備、場づくり、参加者とのコミュニケーション、そして合意形成。この4つです。

どれも同じように大事なのですが、なかでも場づくりは疎かにされがちです。ただ、実はこの場づくりが必要なのです。会議の参加者が安心して発言できるようにする場をつくる。叱責されないような場をつくる。これがまさに場づくりです。この場づくりをする時間が多くの会議で抜けているように見えますが、場づくりをしっかりとやるからこそ、会議の生産性が高まってくるのです。より参加したいと思える会議になってきます。もっといえば、会議参加者との対話、議論も楽しくノッテくるものになりますね。

場づくりを疎かにしないで会議をやれるか?臆することなく、みんなで話しやすい雰囲気をつくれるか?それを多くの人がやるようになってくれば、話し合いもいいものになり、業務の生産性も高いものになりますね。では、さらにどのようなことをやればいいのでしょうか?そのあたりの話はまた改めてしたいと思います。

湯沢町のテレワークが出来る場所では、会議もきっと多くされることでしょう。こうした場の会議においても、生産性高く進められるといいですね。

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