最近、会議やファシリテーションにとても縁のある日々を送っています。まちの会議のやり方ゼミや、コミュニティファシリテーター講座などで学んでいますが、今日は、先週土曜日受講した「藤咲塾」の中から気づいた点をまとめてみます。

藤咲塾は4回目。折り返しを過ぎました。今回のテーマはこちらも「ファシリテーション」でした。多くの企業の生産性を低下させているのが、会議やミーティングなどの集まりの時間が多いことです。ITツールなどの普及や、働き方改革の影響で会議自体をなくす動きは出てきていますが、それでも、まだ不毛な会議をしているケースは目立ちます。

こうした状況を自らが把握し、その改善に向けて動き出そうというのがまさに現場の管理職の役割ではないかと、私は考えます。時間を守らない、コミュニケーションがうまくとれずパワハラまがいの言動が目立つ、忖度ばかりでものを言えないなど、会議によくありがちな悪しき習慣を排して、どうすれば生産性の高い場になるかを考えることが欠かせません。それをやるのは、まさに現場の指揮官たる管理職の役割でもあるのです。

そして、これはまちの会議のやり方ゼミでも出てきましたが、言語及び非言語のコミュニケーションが希薄だと、会議自体が嫌な場になります。たとえば、進行役がしかめつらで進める会議や、相手の話を周囲の方々が聴いていない会議、他者の発言を真っ向から否定する会議など、コミュニケーションの希薄さが影響するような会議は最悪です。一人一人が参加しているのですから、参加していることを承認し、どんどん発言をしてもらうように促さなければ、結局は会議はつまらないということになります。存在を承認されていないような感覚を持ってしまっては、どうにもならないですからね。

私は、これまで様々な会議の現場を見てきました。自分自身で参加したものもあれば、顧客の会議に入らせていただいたこともあります。正直、会議をやっていて嫌になるのは、職位が上位の方が圧力をかける場になることです。特に経営者の独壇場になってしまうともう誰も発言しなくなります。また、決めることをしない会議も時間の無駄。無計画でやる会議ほど、何も決まりません。ゴールの無いままにやる会議だからこそ、なにも決まらないのです。

会議のことを取り上げる研修の際に、自社の会議そのものを話材にして様々な討議を進めていくと、その組織の風土が垣間見えます。悪しき風土がそのまま根づいてしまわないように、一つ一つを改善していかなければならないでしょう。その改善を進めるきっかけになるのが、会議のやり方を学ぶ研修です。小手先の技術ではなく、前回のまちの会議のやり方ゼミのように、結局は、組織全体のコミュニケーション力が問われているのが、会議の場ではないでしょうか。その場の進め方を現場の管理職が学ぶことで、組織の空気を良くしていくように尽力する。こうして組織は変わっていくように思います。今まで藤咲塾の中でとりあげてきた「褒め言葉カード」「職場のホウレンソウ」などともつながってくるのです。

様々な経費の削減につながる会議の進め方の研修は、多くの組織でとりいれていくべきでしょうね。まちの会議のやり方とは目的が異なり、組織の生産性を高めることが大きな目的になります。組織風土を変える取り組みの一つとして、会議の進め方に必要なスキルを学ぶのはお薦めです。

こうしてきちんと話を聴いてくれるような上司になれていますか？写真は藤咲先生なので私の上司ではありませんが(笑)、きちんと相手の方を向いて聴けるなど、基本行動を徹底する管理職が、会議を効率的に進められるといっても過言ではありません。時間は有限ですし、やれることも限られています。組織の業務効率化、生産性向上のためにも、よりよい会議の進め方の改革、一緒に取り組んでいきましょう！