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「知っているよね?」という思い込みを避けてコミュニケーションをとる!

相手がついついわかっているものだと思って訊いてみると、全然わかっていない・・・ということありませんか?相手がわかっているものだと思って何かを伝えるけど、まったく伝わっていない。こういうことはけっこうあるんです。

どのような例でもいいのですが、たとえば、仕事の一場面で考えてみましょう。見積書を作成するようにある社員に指示したとしましょう。その見積書の作成方法について。見積書について、「特定のフォーマットを使用している」というケースは多いと思います。ですので、その社員がわかっているのであれば、決まった特定のフォーマットで見積書を作成するはずです。しかしながら、その特定のフォーマットで見積書を作成するということを知らない、というケースもよくあるんです。仮に知らないとしたら、新卒や中途で入社した社員。彼らは知らないのはある程度想定されるので、教えることになるでしょう。ただ、そうでない社員については、「教えなくてもわかるはず」と考えるケースは多いのではないでしょうか。ふだんからその社員の仕事ぶりをよくわかっていれば話は違うかもしれませんが・・・もし仮に、その社員が、今まで見積書を特定のフォーマットで作成しないで、自分独自で作成したフォーマットを使っていたとすれば、特定のフォーマットで作成するなどということはわからないでしょう。こういうケースも十分にありそうです。

そもそも勝手に自分独自のフォーマットで見積書を作成すること自体、良い事ではありません。ただ、こういうケースでは、誰もが特定の見積書フォーマットを使うとわかっている、と思い込むのは、別の意味であまり良いとはいえませんね。独自のフォーマットを使っていたのであればそれを辞めてもらって、特定の決まったフォーマットを使うように指導する。こうして、わかっていると思い込んで仕事を進めてしまう事を防ぐようにしなければいけないでしょう。

仕事に限ったことではありません。相手が知っていると思い込んで物事を進めてしまうと、様々な場面で大変な問題を引き起こしてしまうこともあるでしょう。ですので、お互いに同じように知っているか、そして、お互いがどのように考えているか、お互いによくコミュニケーションをとって確認する必要がありますね。

そうです。お互いの事をよく知るようにすることが必要なのです。そうすれば、「わかっているよね?」という思い込みが徐々になくなってくるでしょう。ただ、あまりにもお互いの事を知りすぎると、言葉にしないで深読みしてしまって、争いを引き起こすこともあります(夫婦関係?)。いずれにしても、コミュニケーションをとって、相手が「知っている」と思い込まないのがここでは一番強調したいことです。

先日ある会社で研修を担当し、今日はその研修の事を振り返っていたのですが、そこで、相手とコミュニケーションをとる場面において、「思い込み」について考える機会がありました。思い込みというのは怖いもので、その思い込みが更なる問題を引き起こすことになりますね。ですので、相手がわかっているという前提で物事を勝手に進めないで、相手に確認をしたうえで物事を進めていくようにしなければならないでしょう。思い込みが決めつけとなって、その決めつけが誤解を生んでしまう。そうならないようにしなければならないでしょう。

「相手はわかっているよね?」という思い込みによって、大きな問題になることはよくあります。たとえば、顧客が絡む場面での思い込みは、クレームや取引の見直しなど、のぞましくない方向に発展してしまうこともあります。やっぱりお互いに確認をしあうという意味で、相手とコミュニケーションをとることは大切ですね。コロナ禍でそのことを痛感する瞬間も増えているようにも思いますが、いかがでしょうか?

そういえば、先日、セミナーの講師を担当した「夢の杜」さんで、夢の杜さんが発行されている記事に取り上げていただきました(その報告を別のページで掲載しております)。このセミナーに参加された皆さんの笑顔が、本当に印象的で、とても居心地の良い場に変化しました。お互いに「思い込み」をもつことなく、相手とのコミュニケーションを純粋に楽しんでくださったからこそ、良い場になり、笑顔が溢れたのだと思います。お互いを純粋に知ろうと思ってかかわるようにする。相手を理解するためには必要なことですし、コミュニケーションをとりたいと思う相手と、とても良い関係を築けるきっかけになりますね。

思い込み、特に「相手が知っている」と思い込む。こういったことは避けて、少々面倒だと思っても、回り道になっても、相手とコミュニケーションをとってお互いに確認をしながら物事を進めたいものです。

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