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オンライン会議は簡単なルールを決めてやればいい

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さて、新型コロナウイルスによる様々な行動制限があったこの数か月。職種によりますが、オンライン、リモートでの仕事のやり方が定着したのではないかと思います。緊急事態宣言が解除されると、仕事のやり方を「元に戻す」という企業があるようですが、そもそも「元に戻す」ってなんでしょうか?「元に戻す」というのは、オンラインやリモートでの働き方をやめにするということのようです。ただ、ここで考えてほしいのは、そもそも事務所に集まって仕事をすることが、どれだけ意義のあることなのか、ということです。

会議の観点で考えてみます。

集まることに意義のある会議とはなんでしょうか?たとえば、参加者全員で顔を突き合わせて、なにか持ち寄ったアイデアを固めて制作物をつくるときには必要かもしれません。それも、組み立てるとか、ねじを締めるとか、加工するとか、繊細なところまで制作をするために集まることですね。また、社内で重要な事項を決めるとき、たとえば、会社の経営方針や部門の方針を明文化するために集まる。また、新しい商品やサービスのサンプルをみんなで感覚をつかって楽しむ場合には必要になります。特に触覚、味覚、嗅覚などの感覚は、オンラインの場ではわからない感覚もあるでしょう。そういった感覚を研ぎ澄ます必要のあるものは、現場で集まって決めることになるでしょう。

そう考えますと、会議をやる目的だけでわざわざ集まる必要があるか、という考えにも至るでしょう。監視的なマネジメントを好む経営者や管理職が会議のホストになる場合には、こうした「元に戻す」ことで会議を進めようとしたがります。そのような旧来のやり方にこだわって出勤を強制しようとすれば、社員は離れていくでしょう。コロナと共生していくこれからの時代では、会議のためだけに事務所に集まるのは意味がなくなります。

オンラインでも出来る会議のやり方。これを理解しておく必要があります。もともと顔を同じ場所で突き合わせて会議がうまくいっていれば、オンラインでも問題はない、というのが私の考え方です。逆に、オンラインでうまくいかないところは、もともと会議のやり方に不満があり、会議自体をやめてしまえという議論があったところではないかと推測できます。また、コミュニケーションの集積がまさに会議の場ですから、ふだんからコミュニケーションがとれていなければ、会議はうまくいきません。

今回は、一つだけ会議のときに気をつけることを紹介します。会議の際に発言する前後の行為です。発言をする前は手を上げるなど、なにか合図を決めておくことです。誰もが画面を見ていればわかるような合図を決めておくことが重要です。たとえば、ZOOMの場合には、「手を挙げる」という機能が付いています。これがあるので、勝手に話し出すような出席者には発言を認めないようにする。これは上位者であっても適用できるようにします。よく他者の発言を遮ってしまう上位者がいますが、こうした上位者の発言によって、会議が長くなるのを排除するためには必要かもしれません。「いちいち手をあげるのが面倒くさい」と思うのならば、面倒くさくない方法を考えればいいのです。

そして、発言を終わる時には「以上です」と言うようにする。「以上です」と一言添えることで発言が終わることをはっきりと示せます。私は、ふだんから長々と話すときや自分の意見を述べるときは「以上です」という言葉を添えるようにしています。ただ、「以上です」と言う習慣がない人からすれば、慣れないので面倒さを感じるということになるかもしれません。意識して言うようにすれば慣れてきますから、面倒に思わないでやってみましょう。最初忘れても、みんなで怒るようなことは不要です。「もし忘れたら100円募金」などといって、ちょっと遊び要素を入れるくらいにすると習慣になるかもしれませんね。

こうして簡単なルールをいくつか決めておくと、発言が混線して会議が長引くことはなさそうですね。発言の混戦によって会議が長引くのを避けるための合図をとりいれてそれを習慣にしていけばいいのです。オンラインでの会議については、簡単なルールを決めるにとどめておいて、コミュニケーションスキルや相手への配慮の考え方を身につけるのはいい場面かもしれません。

「簡単なルール」を決めておけばいいのです。「複雑なルール」を決めるとそれは息苦しくなってしまいますからね。複雑にしてしまえば、オンラインでもやはり会議をするのは嫌だという気持ちが出てくるでしょう。オンラインでの会議実施ということに、お互いに理解をしあってから進めるようにすればいいでしょう。

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