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相手を意識した伝え方のポイント②~上司や経営陣に対して~

今日はあいにくの雨になっています。きれいに富士山が見える日が多かったのでなんだか寂しい感じもあります。明日はまたよく晴れるみたいですから、明日を期待してみましょうか。ちなみに、今日は温かいですよね。気温変化での体調の変化には注意です。

さて、今回も「相手を意識した伝え方」の話。今回は少し状況を変えてみます。

今回は、相手を「上司」「経営陣」として考えてみましょう。この場合には、自分のアイデアや考えを伝えて、上司や経営陣になにか動いてもらうということが多いでしょう。特に相手がOKサインを出してくれるように伝える場合、これは、口頭の言葉だけでなく、書類上でも相手に伝えることもあります。

かつて、私はよく稟議書を書きました。特に営業の仕事をしていたときには、稟議書に値引きについて起案するケースが多かったです。この場合、安易に値引きしたいとか、大事なお客様だから値引きしたいとか、いつもやっているから値引きしたい、だけではNGです。若かりし営業のころ(最初の金融関係の会社のころ)は、「大事なお客様だからなんとかしてください」と、当時の上司や先輩に泣きつくことが多かったのです。そのようなことをしなければ、自分の目標を達成できないという、今考えれば情けないビジネスパーソンでした。

ただ、「気持ちでなんとか」「大事」「いつも」では相手は動きません。上司や経営陣が相手であれば、なぜそうなのかを、きちんと筋道が通るように伝えなければなりません。上述の例でいえば、値引きをすることでどんな効果があるのか、どういう影響があるのか、なぜそう考えるかをきちんと筋道を立てて説明できなければならないのです。上司や経営陣は頭ではOKを出したいとは思っているケースもあります。しかし、それが筋道立てていないとなれば、OKを出すことはできないのです。上司や経営陣の立場を考えれば当然なのですが、それがわかっていない社員も多くいます。論理的に説明することでOKを出す状況をつくらなければならないです。

よく「君の考えは?」とか、「君の想いはどうだ?」みたいなことを訊いてくる上司や経営陣もいると思います。そのときにはしっかりと自分の考えを堂々と伝えればいいのです。ただ、その考えを伝えたうえで「お願いします」だけでは不十分なのです。組織が絡む、お金が絡むとなれば、想いだけではNGなのです。きちんと客観的な証となるものを用いて、どのような変化、効果、影響などがあるのかを論理的に順序立てて説明しなければならないのです。そうやって上司や経営陣という、組織で数字上の責任を負っている人たちを説得する必要があるのです。

数字を使って筋道立てて説明する。相手が上司や経営陣であれば当然必要になります。数字というと、売上、経費、そして利益。これらを考えて自分の考えがそのように数字上影響を及ぼすのか、きちんと相手にわかるように伝える必要があるのです。どのように数字が変化するのかを示しておけば、経営陣も今後の数字の予測がたちます。たとえば、経営陣は決算などの場面で数字を使って、対顧客、対市場、対株主など、いわゆる利害関係のある方々に説明をする必要があるので、それを意識して伝える必要があるのです。自分自身が、数字上の責任を利害関係者に追っていなかったとしても、同じ組織の長の状況を把握して伝えることができれば、上司や経営陣からの評価もあがります。きちんと伝わるように説明できる力があると認められる可能性も高くなるのです。こうした行動が自分自身の評価にも跳ね返ってくると考えれば、きちんと順序立てて説明することによって、どういう影響、効果があるのかを伝えなければならないというのが必要だと認識できるでしょう。

結局は、「相手が誰か」「相手のニーズが何か」をわかっていれば、伝え方はかわります。上司や経営陣の場合には、彼らの役割や果たす責任と照らして考えれば、そんなに小細工は必要ないし、無理なことを求められているわけでもないのです。ごまかしも要らないのです。かつての私のような「お願い」だけではだめだということも理解できるでしょう。

20代の頃にそういうことが考えられていたら・・・あんなに上司が嫌いにならなかったのに・・・仕事が嫌いにならなかったかも、などと思います。自分のことしか考えていなかったかつての私。それに気づくチャンスもなく、最初の部署を早々に異動する事になったんです。はっきりいって値引きばかりをせざるを得ない状況に追い込まれ、それを社内に説得するだけでつまらない日々を送っていたように思います。

ただ、あのときの、どうしようもない、出来の悪いビジネスパーソンとしての経験があったからこそ、今こうして冷静に振り返ることができるのです。そして、人材育成の分野で様々な経験を重ねたからこそ、振り返りができるのです。

無理に説得をするのではなく、順序立てて、数字を使って、影響や効果を説明する。さあ、皆さんは取り組めていますでしょうか?振り返ってみて下さいね。

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