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会議のやり方を見直す3つのポイント

先日同様、雨がひどくなりそうな(というか、もうひどい箇所もあるみたいですが)静岡県です。山間部の大雨が心配ですね。皆様のお住まいの地域も、かなりひどく降っているということはないでしょうか?一部の地域では、川の氾濫みたいな話もあるようです。気をつけましょう。

さて、一回分空いてしまったのですが、会議のやり方について。会議のやり方に関しては、2つ前のブログ記事で、なぜ会議のやり方の見直しにかかわりたいと思っているのかを書きました。私自身は、業務改善ばかりをやってきたわけでもなく、会議の効率化のコンサルティングだけを生業にはしていません。

職場でのコミュニケーションに悩み、苦しんできた経験を振り返ってみると、この会議の場所がとても嫌になったことが多く、会議恐怖症から体の異常を感じるようになったのです。こうした経験をしてもらいたくないという想いが強くあり、実際に独立してからは、「会議のやり方を見直そう」という考えに至ったわけです。では、どういうことをコンセプトにしているのか?それを今一度確認したいと思います。大きくは3つのポイントです。

1.会議のための準備が大事

私は、営業にかかわる教育でも同じことを話しています。準備の部分にどれだけこだわれるかが重要だと実感しています。会議その日を迎えるまでになにをやるのか?「準備や段取りで9割決まる」のですが、その準備や段取りを会議で疎かにしてしまうので、「会議がムダなもの」というレッテルが貼られてしまうのです。ですので、研修においても、この準備にかかわる内容は丁寧にやります。「会議デザイン編」として、会議のやり方研修のプログラムを作成することもあります。

準備においては、まず、どういう会議を目指したいかです。どういうところに帰結させたいのか?なにを成し遂げたいか?それがないままに、あるいは、それが曖昧なままにやっていては、会議に参加する人がとても嫌がります。特に働き方改革によって、労働時間の削減が言われる中では、決してシステムだけで労働時間の削減の問題が解決するわけではないのです。まず会議の準備する力を疎かにしないことです。

2.会議を始めるまでの場づくりをやる

会議を始める前に、会議の前の場づくりをどれだけやっていますか?ここで場づくりについて誤解してほしくないのですが、職位の上位者が講話をすること、名誉職の方が説教をすることが決して会議の冒頭の場づくりではありません。場づくりは、会議の中で安全に話せるかどうかということです。最近よく言われる心理的安全性が守られている場所をいかにつくれるか?(関連するブログをリンクしています)そのためには、まずお互いが肩の力を抜いて話せるようにすることです。場づくりワークは、いくつか用意しておくといいでしょう。少しでも口を開いてもらうための工夫はしたほうがいいですね。

もしくは、誰かが何か目立つことをやれる空気をつくることです。某バンドのように、動物のマスクなどを被るのもよしです(オオカミの仮面をかぶった「MAN WITH A MISSION」みたいな状態で参加したら面白そうですが)。決してふざけているのではなく、なにか和やかになる場をつくることです。

3.質問力を高める

前提として人に関わるコミュニケーション力を高めることが必要ですが、そのコミュニケーション力を高めるために工夫を持たせています。投げかける質問をするためには、できるだけ「質問をする」ことに慣れておく必要があります。様々な角度から質問をするためには、心理的安全性が守られている場所をつくれたうえで、様々な質問を投げ込んでみるのです。その際に、質問力を高めなければいざ質問しようとしてもできないでしょう。

質問力の向上に必要なのは、心理的安全性と仮説立案力ではないでしょうか。特に、仮説立案する力があると、「こんなことを質問してみようか」と、質問対象となる事象や人をよく観察しておく必要があるのです。そもそも興味をもつことが欠かせないのですが、「興味を無理やり持つのは・・・」という場合には、様々な角度からその対象をみることです。たとえば、時系列でいえば「過去・現在・未来」。その時系列に沿って質問内容を考えるのです。

「むかしはどうだったのか?」「いまはどうなのか?」「みらいはどうしたいのか?」この3フレーズを様々に言葉を変えることで質問が構成されないでしょうか?こうして質問する力を高めていきます。

そして、いくら質問する力があっても、2の場づくりが十分でなければ、質問しづらい、質問に答えづらいという状況が起こってしまいます。こうした関係性の阻害が、質問の力の向上を妨げてしまっています。気をつけなければならないですね。ですので、質問が思い浮かばない、できないと思ったときには、必ずしも、質問力がないわけではないということです。安全の場をしっかりとつくることを忘れずにやりましょう。

楽しく、安全に話せる場所があるからこそ、新しいアイデアも出てきやすくなりますし、人の関係もよくなる。それが結果の質を高めることになるのです。会議はそういう意味でも大切。「無駄なものの象徴=会議」から「効率よく物事を進められるきっかけとなる場の象徴=会議」にしていきましょう。

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